ビジネスを成功させるために重要なことは、従業員に物事の進め方について発言させることです。なぜなら、従業員の日々の仕事上の経験から、会社の手順を改善するためのユニークな視点が得られるかもしれないからです。
その結果、従業員が自分の声を聞いてもらえたと感じることで、より高い定着率を達成することもできるのです。では従業員の声を聞くにはどうしたらいいのでしょうか。
従業員の声を聞くには？
オープンドアー・ポリシーを設ける
職位に関係なく、会社のすべての従業員は、同僚と自由にコミュニケーショ ンする権利があります。
そのために、オープンドアー・ポリシーを設け、会社の手続きに関するコメントや斬新なアイデアなどを、誰もが自由に相談できるようにすると良いでしょう。
オープンドアー・ポリシーを発表しただけでは、新入社員は怖くて来られないかもしれません。
たとえ、彼らのアイデアが会社のためにならないと思ったとしても、彼らの時間を割いてくれたことに感謝すべきです。また、なぜそのアイデアを採用しないのか、その理由を伝えることで、社員は次に生かすことができます。
自分の人生を自分で切り開く
まずは聞くことが大切です。しかし、あなたも何か行動を起こさなければなりません。チームからの提案や心配事をすべて実行する必要はありませんが、彼らの意見を常に注意深く考慮する必要があります。
従業員の推薦や苦情は、検討に値すると判断した場合、必ず行動に移すようにしましょう。従業員のアイデアを戦略的に実行に移すことが最善です。
テクノロジーは、従業員と経営陣のエンゲージメントに関して、的を射た行動をまとめて提供するために役立つかもしれません。
従業員は、あなたが自分たちの提案や懸念を気にかけていることを知り、それを実行に移そうとする姿勢を知ることができます。
非言語的な手がかりに反応する
チームメンバーの中には、仕事に集中するために感情を抑え、騒ぎを起こさないようにする傾向がある人がいます。
一方、この社員は、一見、突然、退職願を手渡すような人かもしれません。リーダーとして、ソーシャルな指標と言葉による指標の両方を読み取ることができるようになる必要があります。
いつもは外向的な社員が突然控えめになるなど、職場文化を別の角度から見る機会はないでしょうか？
政治や最新のヘッドラインの話題が絶え間なく飛び交い、集中力を欠くことはないでしょうか？チームにとって重要なメンバーが、過小評価され、ちょっとした判断ミスをすると批判されることはないでしょうか？
従業員の定着率とロイヤルティの差は、従業員が職場環境についてどう感じているかを定期的に尋ねることで、簡単にわかるかもしれません。
社内インタビュー
もし、企業が次のステップに進むために、次の優れた候補者を常に社外に求めているのであれば、一歩引いて自分の志向を見直すことが必要かもしれません。
職場のモチベーションを高める方法を探しているのであれば、社内の候補者が答えとなるかもしれません。チームプレーヤーとして、従業員に対して、彼らのコミットメントを共有していることを示す必要があります。
外部から新しい人材を迎えることが必要であり、誰からも感謝されるケースもあれば、内部から採用しないことで、従業員や社内リーダーが会社に投資してきた努力を否定することになりかねないケースもあります。
チームの他のメンバーがあなたの採用をどう受け止めるか、常に注視してください。
否定的な意見に終止符を打つ
インターネットが普及したことで、個人が自分の考えを、本物かどうかにかかわらず、簡単に共有できるようになりました。そのため、誰も苦情や悪い評価を受けたくないのです。
否定的な意見には真っ向から立ち向かいましょう。問題を無視したり、溜め込んだりさせないことです。煙は常に火のあるところで発生するのです。
リーダーとして、私たちは、人々が喜ぶ雰囲気、そして不幸を感じながら去らないような雰囲気を作る責任を負っています。
たとえ苦労しても、従業員の価値観、エンゲージメント、エンパワーメント、そして良い文化を確立するための戦略に焦点を当てれば、チームはより幸せに、より生産的になるはずです。
全員が発言することで、会議への出席率を最大化する
私たちは皆、会議で声の大きい人たちが主導権を握った経験があるはずです。たとえ貢献できることがあっても、グループ内で発言することを恐れている人もいます。
意見交換をしやすくするために、全員に発言を促しましょう。誰かにプレッシャーを与えて、その場で返答させる必要はありません。
フォローアップが重要
傾聴は継続的なプロセスであり、1回限りのイベントではありません。従業員の声に耳を傾けていることを示そうとしても、受け取ったフィードバックのフォローアップを行わなければ、無駄になってしまいます。
従業員の正直な気持ちに感謝し、何らかの対策が取られた場合は、その旨を伝えましょう。社内報などのコミュニケーションチャネルを利用して、調査結果やフォローアップについて従業員と話し合いましょう。
たとえすぐに変更できなくても、従業員はあなたが自分の意見を聞いてくれたことを知る必要があります。
職場でエモーショナル・インテリジェンスを育む
スタッフに大切にされていると感じてもらいたいとします。その場合、感情知能の5つの要素である「動機づけ」、「自己認識」、「自己調整」、「社会性」、「共感」に注目することが重要です。
マネージャーは、これらの要素を定期的に適用することで、部下が話を聞いてもらっていると感じられるようにしなければなりません。マネージャーは、スタッフが様々なトピックについて自分の考えや意見を伝えることを奨励することで、彼らは評価されていると感じることができるかもしれません。
自己規制に関しては、自分の行動に気を配る必要があります。自分の考えや行動を意識することは、多くの場面で必要不可欠です。
ですから、もしあなたがチームに相談することもなく、対処することもなく、次から次へと問題を飛び越える傾向があるのなら、違う行動に変える必要があるでしょう。
さらに、ソーシャルスキルには、他者と言葉だけでなく、非言語によるコミュニケーションの能力も含まれています。社員が積極的に発言できるような表情や身のこなしがあれば、その気にさせることができるかもしれません。
一方、否定的な表情は、人の声を封じる力があります。感情的知性のもう一つの側面としてよく知られており、非常に高く評価されているのが「共感」です。
オフィス以外の場所でも、社員と定期的に連絡を取る必要があります。簡単な質問をすることで、評価され、話を聞いてもらえたと感じるかもしれません。
そうすることで、様々な状況下で声を出し、話を聞いてもらえたと感じる習慣を身につけることができます。
対面でのコミュニケーションは代替できない
メールやメモ、電話も連絡を取り合うには良い方法ですが、対面でのコミュニケーションに勝るものはありません。
デジタル時代の今日、私たちは対面でのコミュニケーションの重要性を見落としがちですが、相手のボディランゲージを読み解くことができれば、戦いにもう半分勝利したようなものです。
電話やメールでは、それが聞き取れないのです。
他の人から感想や提案を求める
ただ「ありがとうございました」と言うだけではダメなのです。チームが何を考えているのかを知るためには、直接意見を求めるのが良いでしょう。過去に意見を求めなかった経験がある場合、何度も尋ねることで、チームが「意見を聞きたい」と真剣に思っていることを確認することができるかもしれません。
様々な方法でコミュニケーションをとる
スタッフが自分の考えを表現するために、様々なコミュニケーション方法を採用する必要があります。様々な部署の同僚とブレーンストーミングを行うのもその一例です。
新製品のアイデアや職場の問題など、テーマを決めれば、様々な視点から意見を聞くことができます。その結果、意外な答えが返ってくるかもしれません。
また、この手法により、各部門がより頻繁に連絡を取り合うようになります。また、イントラネットの職場やフォーラムで、従業員がオンラインでアイデアを提供することもできます。
月に一度、全スタッフの前で彼らの意見に答えるのも良いでしょう。人前で発言することに抵抗がある社員も含め、この方法によって、すべての社員が安心して発言できる場を持つことができるようになります。
様々なスタイルのニーズに合わせて調整する
オープンフォーラムでは、発言力のある参加者が主役になると、静かで内向的な社員が後塵を拝することになります。
いつもの会議スタイルに頼らず、革新的なアプローチで発言してもらいましょう。リソースがあれば、新しい会議形式や様々な個別フォローのオプションの導入を検討してみてください。
あなたの中では小さなことかもしれませんが、他の社員にとっては、まだ持っていない帰属意識と価値観の失われた環になるかもしれないのです。
コーチングと十字架刑の比較
誰かが間違いを犯したとき、あなたはどのように対応しますか？加害者と対話をするのがいいのでしょうか、それとも罰を与えるのがいいのでしょうか？
誰かが失敗をしたとき、それを厳しく批判しないようにするには、強さと忍耐が必要です。相手を非難するのではなく、相手のミスをチャンスとして捉え、より良い方向に導くことが大切です。
コミュニケーションや批判に対する反応は人それぞれなので、一人ひとりの懸念について話をする必要があります。
失敗から学ぶことをサポートすることができれば、その人に力を与え、貢献への感謝を示し、その人の可能性を高めることができるのです。
結論
従業員の声を聴く方法についてご理解いただけたでしょうか。健康的な職場の雰囲気を醸成するためには、簡単なルールに従うことが大切です。
従業員の声に耳を傾けることで、自分では考えもしなかった新しい視点を発見することができます。また、成功のための火種となり、従業員が新しいアイデアを思いつくきっかけになるかもしれません。
従業員に快適な職場環境を与えることは、従業員が最高のアイデアを出すために必要なことです。
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