仕事の悪習慣とその解消法
よく言われるこんな言葉をご存知ですか：
「悪い習慣は奇跡的に消えるものではない。自分で解決するものである」
誰にでも、長い時間が経つうちに当たり前になってしまった仕事上の快適とは言えない習慣があります。残念なことにそれを物語としてどれ程語ろうとも何の良いこともなく、せいぜいがミュージシャンになって歌に歌うこと位しかありません。
もうすぐ第2四半期がやって来る今こそ、この習慣を認識して、やめてしまいませんか？
この記事は自分には関係ないと思っているあなたにお伺いします。悪い習慣とはどのようなものだと思いますか？
食事中におしゃべりすることでしょうか？それとも指の爪を強く噛むことでしょうか？
それでは、あなたの仕事の生産性を深くむしばんでいる、まだ知られていない習慣についてはいかがでしょうか？
人間について最も的確に言い表した格言のひとつに「人間とは習慣と日課に形作られる生き物である」というものがあります。私たちは成長する過程で、生きて行くために必要な習慣を身に着けていきます。
考えるということなしに、まるでプログラムされたかのように自動に習慣を身につけてしまうことが多いのだと考えれば納得できるのではないでしょうか。
普段あまり気にしていないこうした習慣が、仕事でも日常生活でも思っている以上にあなたの仕事の効率に影響を与えるのです。
ミネソタ大学の研究によると、自制心のある人はより幸せな生活を送っているのだといいます。さらにこの研究では、自制心が、職業上および教育上の、そして社会的な成功と関連性を持つことが指摘されています。
2021年も段々と終わりに近づいている今、知らず知らずの内に身につけてしまった悪い習慣を断ち切るための絶好のタイミングと言えるのではないでしょうか。自分で自分の背中を押すことは難しいことかも知れませんね。この記事では、よく見られる仕事上の悪習慣についてお話ししていきます。
私たちはあなたに呼びかける準備が整っています。デバイスを操作して、この記事を最後まで読んでみませんか？
朝にバタバタと大あわてする
悪い習慣と言われて、このタイトルに思わす目を止めたのではないでしょうか。冗談ではなく、朝にバタバタと大急ぎになる習慣はやめるべきものです。
気持ちがそわそわと忙しない状態で1日を始めることは、最初から事故を引き寄せるようなものです。朝一番に慌てているということは、1日の始まりに必要な脳のリラックスと再起動ができず、始まりに備えられていないということです。
それどころか、アドレナリンを放出して脳を活性化させているというとんでもないことなのです。睡眠の専門家であるクリス・ブラントナーによれば、慌てた状態で1日を始めることは失敗につながるといいます。
朝の始め方として、起きて10分から30分を落ち着いて過ごすことがベストです。さらに、瞑想を朝の日課に取り入れることもお勧めです。
マルチタスキング
マルチタスクは決して自慢できることではありません。たくさんの働く人々が行っている悪習慣の中でも最悪のもののひとつです。
この習慣の問題点は、まるで自分が一生懸命仕事をしているように錯覚してしまうことです。それと同時に自分をだまして劣悪な仕事を続けさせてしまうのです。もちろんすべてのマルチタスクが悪いというわけではありません。
けれど、私たちはそろそろ現実に向かい合うべき時に来ています。コンピューターはマルチタスクをこなすように作られていますが、私たちの脳はコンピューターではないのです。
率直に言えば、マルチタスクを行う場合、2つもしくは複数の業務にそれぞれ集中力を配分しなければなりません。そしてその集中力の大部分が業務の切り替えに費やされるのです。
スタンフォード大学の研究によれば、慢性的にマルチタスクを行っている人の記憶力は低下しやすい傾向にあるといいます。自分自身の調整をして、ひとつの業務に集中する人とは異なり、マルチタスクをする人は業務を完遂することや情報を思い出すことに苦労し、注意力も散漫になるといいます。
「RescueTime」の調査によると、平均的な労働者は1日の内におよそ300回もの業務の切り替えを行っているといいます。また、書類やページの切り替えにいたっては1日に1300回も行っているのだということです。
自分はこの調査には当てはまらないと思っている人は、この記事を読むことで思い違いに気づくかも知れません。オーストラリアのニューカッスル大学の研究者によれば、マルチタスクを効果的に遂行できる人は全人口のわずか2％でしかないと述べています。
この2％は、認知心理学者のデビット・ストレイヤーが言うところの「スーパータスカー」に該当します。
それ以外の98％の人々がマルチタスクを行うと、50％のミスを犯し、生産性が40％低下するといいます。そのため、もし自分がこの2％に含まれないと思うのであれば、マルチタスクをやろうとしてはいけません。
その代わりに完璧主義者になってはいかがでしょうか？ひとつの業務を開始したら、次の業務に移る前に完全にやり遂げることです。難しいことかも知れませんが、あなたにとって最善の道です。
もし複数の業務が似通っていて、同じ位の精神的エネルギーを必要とするものなのであれば、ある程度はまとめて行っても良いでしょう。そうすることでマルチタスクの習慣を断ち切り、精神的なエネルギーを効率的に維持することができます。
座り心地の悪い仕事用の椅子を改善する
ほとんどの人はオフィス用の椅子にあまり意識を向けません。これは残念なことです。なぜなら、椅子の座り心地は脳の働きに影響を与え、身体に痛みを引き起こし、最終的には生産性にも影響をおよぼす可能性があるからです。
椅子の構造はそれぞれの製品ごとに違います。使うオフィス用椅子によって、腰や首、背中、肩などの痛みを改善することができます。適切でない椅子を使っていると、時間が経つごとに腰に悪影響が出てきます。適切なランバーサポートと湾曲を提供する最高の人間工学に基づいた椅子を使う必要があるのです。
けれど、そうした椅子は高価であるという間違った認識が広がっています。それは事実とはかけ離れています。脊椎を健康に保つランバーサポートを備えた人間工学に基づいた椅子で、手頃な価格帯の製品もあるのです。
人間工学に基づいた椅子は生産性に良い影響を与えるものです。迷わず購入しましょう。
先延ばしにする
あなたはやるべきプロジェクトを死ぬほど先延ばしにしていませんか？もちろんそれはあなただけではありません。とは言え、悪い習慣であることに変わりはありません。先延ばしにすると、締め切りギリギリに慌てて業務に取り組むことになり、仕事に悪影響をおよぼします。
あなたを擁護するために、やむを得ない理由でなかなか着手できないということもあるでしょう。たとえば、家族の緊急事態や予期していなかった遅れ、仕事ができないほど気持ちが落ち込むこともあると思います。
このような事態を避けるためには、業務を分割する、マイルストーンを設定するなどの方法が有効です。そうすることで、仕事が山ほどになって待ち構えているように見えなくなります。
標準以下の品質の机を使って仕事をする
標準以下の机で仕事をしていると、想像以上に早く生産性が低下するものです。もしあなたが仕事での生産性を重視しているのであれば、使う机についても配慮が必要です。
机は人間工学的に優れていることが必要です。仕事中の身体の姿勢を改善する人間工学的に優れた机を購入する必要があるのです。人間工学に基づいた机を使うことで、誰も気づかない内に、あなたは仕事をより早くより良くやり遂げることができるでしょう。
ただし、通常のオフィス用机ではなくスタンディングデスクを購入することをお勧めします。スタンディングデスクは仕事の効率を上げ、長時間に渡る仕事による健康への影響を防いでくれることが証明されています。
FlexiSpotでは、調節機能付きのスタンディングデスクを様々な価格帯で幅広く取り揃えています。
調節機能によって、座り姿勢から立ち姿勢への切り替えがスムーズにできます。仕事をしながら血液循環を維持して健康を増進するのに役立ちます。
簡単な業務を先にやる
困難な業務は後回しにして、まずは簡単な業務からやってしまいたいと思うかも知れません。けれどこれは仕事のやり方として最善のものではありません。むしろこれは悪い習慣です。毎日仕事を始める際には、まず各業務を難易度の高いものから並べましょう。
難しい業務を先延ばしにすると、最終的にギリギリで急がなければならない状況に陥る可能性があり、良い結果にはつながりません。
自制心について研究をするロイ・ボマイスターによれば、意志の力には限界があり、ガソリンタンクのように、最後の一滴まで空になってしまうのだといいます。つまり、1日の始まりには最高レベルにあるものが、その後は日が経つにつれ低下していくということです。
そのため、最初に難しい業務に取り組むべきなのです。仕事をすればするほど、大変になっていきます。
あなたが仕事を先延ばしにする傾向があるなら、それが生産性を低下させる最大の要因になっていることを自覚しましょう。そして、周りに注意力を損ねるものがない状態で仕事に取り組むようにしましょう。
壮大な「やることリスト」を作ってしまう
実現不可能な「やることリスト」を作るということは、最初から失敗を計画しているようなものです。たとえば、10から15項目からなる「やることリスト」は、それぞれの業務に1時間かけられる余裕がない限り完了できないものです。
その場合、リストに載せた業務が完了しない可能性があります。さらに、まだ終わっていない業務がたくさんあることに気落ちしてしまう可能性もあるのです。
1日あたり、1から6項目の「やることリスト」を作ってみてはいかがでしょうか。そうすればより生産的に業務を進めることができて、「やること」の多さに圧倒されることもなくなります。
完璧主義
マリー・キュリーは「完璧を恐れてはいけない。決して完璧にはなれないのだから」と言っています。まさか彼女のような人が完璧主義の幻想から抜け出すためのアドバイスを述べているとは思わなかったのではないでしょうか？
そもそも完璧主義とは何なのでしょうか？それは、現実的ではない仕事の目標や基準を設定して、それがうまく行かなかった時にバランスを崩してしまうことです。優れた仕事をすることは素晴らしいことですが、完璧を求めるがあまり忙殺されることは、実は失敗の元なのです。
現実的ではない基準を達成しようとがんばってしまうと、完璧にこなすことだけに夢中になってしまいます。そうしている内に他の業務を含めやらなければならないことが蓄積して、結果的にスケジュールが遅れてしまうのです。
また、完璧主義者は自分が思い描いた理想的な基準に達することができないと、気持ちがそこで途切れてしまいます。
もしあなたにこうした習慣があるのなら、そろそろやめてしまいましょう。成長は失敗から生まれるということを学ぶべきです。
すべてのミーティングに出席する
ミーティングのいくつかは欠席することができるはずです。平均的な労働者は、非生産的で回避可能なミーティングに毎月約31時間を費やしているといいます。
事実として、こうしたミーティングは不要なものであったり、その後、業務が打ち切りになったり、時間管理を効果的にできていないものだったりします。すべての打診にイエスと答えることで、誰からも好意を持ってもらえると思われているのかも知れませんね。
自分の意見を言わなくてもうまく行くと分かっているミーティングには出席する必要はありません。礼儀正しく断れば良いのです。そうすることで目の前の仕事の生産性を維持できます。
ブラックホール・ブラウジング
仕事の内容についてネット検索をしていて、つい関連するトレンドを追いかけてしまい、気がついたら「トルクメニスタンの地獄への門」について完璧にマスターしていた、なんてことはありませんか？
それが「ブラックホール・ブラウジング」です。興味深いことに、喉が渇いた時に飲む冷たい水のように、「ブラックホール・ブラウジング」はあなたの生産性を吸い取ってしまいます。
バミューダトライアングルについて知りたいのであれば、自分の自由な時間に読めばいいのです。必要であれば、見つけたページを保存しておきましょう。とにかく、仕事に関連のない記事のリンクをクリックしないようにしてください。
昼休みにも仕事をする
NPR（ナショナル・パブリック・ラジオ）によると、仕事机でランチを取ることは、不衛生に見えるだけでなく、実際に「悪いこと」なのだといいます。生産性にも、あなたの身体にも、創造性にも革新性にも、そしてオフィスの特性にも悪いことなのだそうです。
残念なことに、研究によると5人に1人が昼休みに仕事をしているといいます。この事実はビジネスに悪影響をおよぼすものです。
その他の研究では、昼休みや中休みには創造性が向上する効果があると報告されています。時には社内を散歩することもあるのではないでしょうか。こうした休憩を取ることで気持ちが刷新され、リフレッシュすることができます。また、失った集中力を取り戻すことにもつながります。
やり残したことで自分を何度も責める
あなたは人間です。忘れないでください！やり残した仕事があることで自分を責めるのはもうやめましょう。急用が入ったり、集中力を保つのが難しかったりなどで、業務をやり終えられないこともあるでしょう。
そんな時には、集中力を高めるエクササイズをする、またはしばらく休憩するようにしてください。そして翌日に中断したところからまたやり始めれば良いのです。
自分自身を責めても何も改善しません。返ってストレスがたまるだけですよ。
最後に
不健康な習慣というものは誰かに指摘されるまで意識の外に出てしまっているものです。仕事をしている中で悪い習慣がついてしまうことはよくあることです。人間である以上それは仕方のないことです。けれど、その悪い習慣に気づいたなら、意識的に断ち切る努力をしましょう。
新しい習慣を身につけるまで、2か月から8カ月かかると言われます。けれど気持ちを傾けてやれば、そのルールを打ち破ることができるかもしれません。決して楽なことではありませんが、やるだけの価値はありますよ！
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