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ケアレスミスを防ぐための3つのヒント

8月8日
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企業が社員に求める特性のひとつに、細部にまでこだわる几帳面な人が挙げられます。つまり、上司に提出する前に、自分のレポートやプレゼンテーション、アウトプットについて細かい部分までチェックするような社員です。何度もチェックし、自分の仕事がすでに完璧に近いことを確認します。このような社員であれば、どんな仕事でも成功することでしょう。クライアントや上司は常にベストを尽くして優れた仕事を提出するあなたをとても気に入っているはずです。あなたが組織化され、時間を効率的に使い、完璧でないものを提出しないことが求められています。

 

どうすればこれを実現できるのでしょうか?十分な情報に基づいた判断と適切な行動ができるよう、時間をうまく管理する方法を学ばなければなりません。効率的に仕事をこなせば、提出前に自分の仕事を見直す時間が取れます。

 

もちろん、これを実現するのは簡単なことではありません。人間ですから、人それぞれ性格が違います。しかしこれはケアレスミスを避けられないということを意味しません。ケアレスミスとは慎重に行動し、準備をしていれば避けられたはずのミスです。完璧を目指すのではなく、会社や自分の名前を傷つけるような大きなミスを少なくすることが大切なのです。

 

このようなよくあるミスを知っておくと便利です。一度だけ犯したのなら、もちろん、特に仕事を始めたばかりの人に対しては簡単に許せるでしょう。しかし、同じミスを何度も繰り返すようではもう許せません。これはもう、あなたが無頓着で、仕事のことをあまり考えていないことの表れです。あなたはおそらく、言われた締め切りに間に合わせることだけを考えているのでしょう。過去の失敗から学び、その過ちを正した上で前に進む必要があります。

 

また、状況的な要因も多く考慮する必要があります。例えば、勤務中に気が散ってしまい、当然ながら見事に仕上げられる仕事の量に影響が出ることもあります。あるいは、モチベーションの低下や、大丈夫という精神状態の典型的なケースもありえます。締め切りを守るだけで、平凡なアウトプットを提出する人とは思われたくないものです。あるいは時間管理がうまくいかず、次から次へと出てくる仕事に圧倒されてしまうこともあります。また単純に自分がその仕事に適していないことの表れである場合もあります。ここでは、様々な業界の社員が犯しがちなミスをご紹介します。

 

  • 文法やスペルの間違いは本人は気づかないが、同僚に指摘されることで気づく。
  • ミスコミュニケーションは間違った情報が顧客、同僚、上司に伝わったときに起こる。
  • 指示内容を理解せず、まったく別の仕事をしてしまった。
  • 受信者を確認せず、間違った連絡先にメールを送ってしまった。
  • メールの受信確認を忘れる。
  • いつの間にか計算ミスをし、結果を台無しにしてしまった。そもそものデータが間違っている場合がある。
  • タスクを完全に忘れていた。
  • 締めりの日を忘れていた、日にちを聞き間違えた、時間の管理を誤った、などの理由で締切に間に合わなかった。

 

細部にまでこだわり、効率よく仕事するようになれば、こうした失敗を避けることは簡単です。まず、自分にとって最適なワークフローを把握する必要があります。そうすることで、そのワークフローを調整し、適応させることができ、ベストな方法で仕事をすることができるようになります。このようなケアレスミスを回避できる方法を見つけるまで、様々な戦略を試すことができます。ここでは、そのヒントをいくつかご紹介します。

 

1. 仕事場は刺激的でモチベーションが上がる環境でなければならない。

 

働く意欲が湧くような環境でなければなりません。毎日の仕事に満足し、充実していれば、常にベストの状態で仕事に臨むことができるため、パフォーマンスの質も大きく向上します。机の上がごちゃごちゃしている人は少なくありません。これは一部の人には有効ですが、大多数の人には当てはまりません。散らかったデスクによって、あなたの心を仕事に集中することからそらしてしまい、不必要な思考でいっぱいになります。仕事用のデスクを片付けることで、頭の中もスッキリさせましょう。ごちゃごちゃしたものに振り回されたくないなら、毎日仕事を始める前に仕事机をきれいにすることを習慣にしましょう。そうするとごちゃごちゃが溜まらず、掃除にかかる時間も短くなります。また、集中力を維持できる仕事場であれば、気が散ることも避けられます。ノイズキャンセリングヘッドフォンを使えば、周りの出来事に気を取られることもありません。不要なガジェット類は手の届かない場所に隠します。集中力と注意力を維持するために、ワークスペースに人間工学に基づいた家具を使用するのも良いです。

 

2. 指示が不明瞭な場合、タスクを開始しない。何か出てきてわからないことがあったら、質問する。

 

指示は最初から明確でなければなりません。コミュニケーションスキルを鍛え、わからないことや説明が必要なことがあったら聞くようにしましょう。上司やクライアントと同じ目線に立つために、定期的に最新情報を提供することも必要です。時々、上司やクライアントと自分の仕事について話し合い、足並みをそろえ、自分の仕事が正しいかどうかを確認するようにしましょう。

 

また、プロジェクトの目的や、自分のタスクが全体に対してどのような貢献ができるかを知っておくと、より効果的です。

 

3. 自分の仕事を常に評価し、次に同じことを繰り返さないように、失敗をメモする。

 

忍耐力は職場で発揮されることがありますが、それには際どい境界線があります。何度も何度も間違ったことをすれば、なぜ上司があなたに眉をひそめるのか、理解できるはずです。仕事を終えるたびに、自分のミスを記録してください。これらの問題から見えてくるパターンを意識してください。職場の誰にも迷惑をかけたくないので、過去の失敗から学び、行動、アプローチ、考え方など、やるべきことを修正して適用するようにしましょう。必要であれば、メンターに助けを求めてください。

 

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