産業プロセスが身体機能に大きく依存していた時代は過ぎ去りました。今日、仕事におけるタスクの遂行は、情報処理や意思決定を含むメンタルプロセスや認知機能により深く関わっています。さらに、職場における認知機能には、いくつかの要因が影響しています。例えば、仕事中の中断、情報過多、マルチタスクの必要性などです。このように、現代のワークライフは、もともと知識と情報の仕事ばかりであるため、認知的緊張が職場における心理社会的リスク要因として注目されています。
タスクの精神的負荷が高いだけでなく、中断やマルチタスクを特徴とするワークスペースにおける環境が、人間が効率的に作業を行うことをより困難にしているのです。このようなワークスペース環境から、従業員のメンタルパフォーマンスを高めるために、職場で認知的人間工学の普及が進んでいます。以下では、認知的人間工学とは何か、そして職場での従業員のメンタルパフォーマンスを高めるためにどのような効果があるのかを見ていきます。
認知人間工学：概要
人間工学とは、定義上、職場環境における従業員の効率性を研究する学問です。人間工学には、物理的、認知的、組織的の3つの領域があります。人間工学は物理的な領域が最も広く知られていますが、認知的な人間工学は職場環境においてますます重要性を増しています。
研究によると、ストレスなどの認知的要因は、従業員の仕事の安全、幸福、生産性に影響を与える可能性があります。さらに、情報過多や中断などの職場環境は、ストレスレベルの上昇につながり、職場での事故、ミス、認知不全のリスクを著しく高めます。したがって、職場における心理的リスクの悪影響を減らすために、認知ストレスの有害な結果を減少させる重要な役割を果たすことができる認知人間工学の導入が必要なのです。
認知人間工学とは、人間の認知能力と職場における制限のバランスを取ることを目的とした、精神プロセスの人間工学です。認知人間工学は、職場環境の次のような領域を分析することを目的としています。
メンタル面での負荷
パフォーマンス
コンピュータを含む機械と人間の相互作用
仕事上のストレス
職場で機器を扱うために受けた研修
人間的な信頼性
認知人間工学：メンタルパフォーマンスとワークフローの改善
現代の職場環境では、デジタル化への依存度が高いと言えます。仕事に関連するタスクの遂行は、認知機能、すなわち精神的プロセスに大きく依存しています。これらの精神的プロセスは、注意を払う、学習と記憶、意思決定などの情報処理に関わります。このような要求は、ほとんどすべてのタイプの職場に存在しますが、第三次産業、サービス業、抽象的な知識を扱う必要のある知識労働の仕事では、より顕著になります。このような職場環境では、常に知識の習得、創造、応用が求められます。このような精神的なプロセスは、作業タスクに対する持続的な要求があるため、認知的負荷につながります。時間が経つにつれて、要求が人間の心の自然な情報処理能力を超えると、認知的緊張につながる可能性があります。
さらに、精神的な負担は、労働条件によってさらに増大することもあります。学習や知識の応用が常に必要であることによる精神的な能力への負担とは別に、いくつかの労働条件が認知機能に負担をかけることがあります。これらの労働条件には、仕事中の混乱や中断、仕事中のマルチタスクの必要性などが含まれます。さらに、現代の職場でもよく経験する情報過多も、人間の認知能力を最適なレベルで発揮することを妨げる緊張要因です。
常に情報を処理し、適用する必要性と職場環境による緊張に関連する認知的緊張は、従業員の仕事上のパフォーマンスに影響を与える主要な要因の1つです。精神的な処理の必要性と作業環境の両方が、精神的に負荷のかかる作業をこなす人間の能力に直接影響するため、両者が一緒になって作業遂行に支障をきたします。また、精神的に負担のかかる作業環境は、作業パフォーマンスに影響を与えるだけでなく、全体的なパフォーマンスの低下にも反映されます。したがって、従業員、チーム、組織に悪影響を及ぼすワークスペースのプロセスや条件を管理することが不可欠であり、それが認知人間工学の最終目標です。
認知人間工学は、ヒューマンエラーのリスクを軽減しながら、仕事でのパフォーマンスを向上させることを目的としています。デジタル化と自動化が職場の新しい常識になるにつれ、ユーザーフレンドリーなシステムを開発する必要性がますます高まっています。自動化やデジタル化によってオペレーターの意思決定が増えるため、エラーや事故のリスクも高くなります。そのため、現代の職場向けに設計・開発された機器の安全性と品質の両方が重視されるようになっています。
しかし、認知的人間工学をどのように職場に適用するかは、業界や職場のニーズによって異なります。認知人間工学のワークフロー改善への実用的な応用例をいくつか紹介します。
認知人間工学によるワークフローの改善
自動化システムおよびソフトウェアインターフェースのユーザーフレンドリーなデザイン
ワークフローを改善するための認知人間工学の最も重要な応用例の1つは、ユーザーフレンドリーな自動化システムとソフトウェアインターフェイスの設計です。職場のデジタル化が進む中、ユーザーフレンドリーなインターフェースや自動化システムの導入は、精神的ストレスやエラーのリスクを大幅に軽減し、個人や組織レベルでの生産性向上に貢献します。
認知的負荷を管理するワークロードマネジメント
認知的人間工学は、職場の環境をより良いものにすることですが、従業員一人ひとりの仕事量を管理することも含まれます。従業員に過度の仕事量がかかると、認知的負荷やストレスがかかり、最終的には生産性に影響し、従業員や組織にとってコストのかかるミスのリスクも高まります。
より良い実用的なアプローチは、従業員の認知的負荷を管理することで、認知的負荷とそれに伴うストレスを軽減することでしょう。従業員がリラックスし、状況はコントロールされていると思えば、精神的な余裕が生まれ、職場のパフォーマンスが向上するのです。
作業環境のレイアウト改善
前述したように、精神的なストレスを引き起こし、パフォーマンスに影響を与えるには、職場の状況も不可欠な役割を担っています。中断、注意散漫、情報過多などの職場環境は、職場環境のレイアウトを改善することで管理することができます。作業環境のレイアウトを改善することで、ミスや潜在的な事故のリスクを大幅に低減することができます。作業環境のレイアウトを改善する実用的な方法には、以下のようなものがあります。
コントロールの一貫性を持たせる
ワークスペースのレイアウトを改善する最善のアプローチのひとつは、コントロールを一貫させることです。この解決策は製造業ではより現実的かもしれませんが、従業員が緊急時に対応することが容易になります。したがって、コントロールを一貫させることは、認知的な負荷を軽減するだけでなく、生産プロセスにおけるミスのリスクを軽減することにもつながるのです。
適切な照明の使用
ワークスペースのレイアウトや環境を改善するもう一つの方法は、適切な照明を使用することです。適切な照明の使用は、読解ミスの原因のひとつとされる眩しさを軽減するのに役立ちます。さらに、照明は従業員の気分にも影響するため、ワークスペースでは適切な照明を使用することが不可欠です。また、自然光を取り入れることが可能なワークスペースでは、大きな窓からたっぷりと日光を取り入れることで、従業員の生産性を向上させることができます。
ワークスペースの開放
ワークスペースの混雑や窮屈さは、従業員の職場ストレスにもつながるので、ワークスペースの開放をお勧めします。開放的なワークスペースは、従業員の職場ストレスを軽減し、生産性を高め、認知負荷によるミスのリスクを低減します。
適切なタイプのオフィス家具への投資
ビジネスの種類に関わらず、人間工学に基づいた家具に投資することは不可欠です。なぜなら、人間工学の物理的側面と認知的側面を切り離すことはできないからです。座り心地の悪い椅子に座ると、認知的なストレスにつながり、最終的にパフォーマンスに影響するため、人間工学に基づいたオフィス家具への投資は重要です。
オフィスチェアなどの人間工学に基づいたオフィス家具に投資することで、ワークスペースのレイアウトをより人間工学に基づいたものに改善することを心がけてください。また、長時間座っていることも認知ストレスにつながるため、高さ調節が可能なスタンディングデスクへの投資も欠かせません。
システム内のノイズを低減する
ワークフローを管理するためのレイアウト改善のリストの最後には、ノイズ低減が挙げられます。リストの最後ではありますが、周囲の騒音を抑えることは非常に重要であり、職場環境における混乱や中断を少なくし、認知負荷の軽減に貢献します。
結論
職場が進化し、自動化への依存度が高まる中、人間の要素の重要性が減るわけではありません。ますます自動化が進み、精神的な負荷がかかるようになっています。そのため、認知人間工学は職場環境においてますます重要性を増しており、今後も職場における精神的パフォーマンスの管理を支援する不可欠な力となっていくでしょう。
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