Brother UKの調査によると、職場を整理していない労働者や企業は1日平均48ドルの費用を負担しています。さらに、オフィスで仕事をしている人の最大31%が、仕事場が整理されていないこと不便さを感じ、ストレスを感じていると認めています。簡単に言うと、整理されたワークスペースは、散らかったワークスペースよりもはるかにパフォーマンスが向上しています。これは、デスクを整理する必要性を示すいくつかの理由に起因していると考えています。
整理整頓を行う理由
生産性の向上
整理整頓されたデスクを持つことの最も明らかな理由は、より多くのことを達成しながら、より良い仕事ができるようになるからです。オフィス用品や書類、その他のアイテムがどこにあるかを正確に把握することで、必要なものを探すのに時間をかけることがなくなります。整理整頓されたデスクは、業務効率を上げることで、締め切りを守るのに役立ちます。
精神の安定の向上
デスクが散らかっていると、締め切りに追われている時にホッチキスを見つけたり、1日の終わりにイライラを募っていると、ストレスレベルが上がります。つまり、デスクを整理して心を自由にすれば、メンタルヘルスにも良い影響があるということです。
より良い人生の決断が可能
私たちの生活のある側面で発達した習慣は、時々他の部分にまで影響があります。デスクが散らかっている人は気づかないかもしれませんが、同じ特徴が他のところでも当てはまる可能性があります。たとえば、ワークスペースの整備に取り組むと、基本的に財務の編成である予算編成が改善される可能性があります。さらに、デスクが散らかっていることからくるストレスと、1日の疲れから、 「コンフォート・フード」 という名目で不健康な食べ物を選んだり、不眠症になったりすることもあります。
清潔かつ生産的なワークスペースを生み出すための整理整頓の考え
デスクを整理することの主なメリットはわかったと思いますが、職場をより清潔に、そしてもちろん生産的にするために、どのようなアイデアを職場に取り入れるべきでしょうか？日々を最大限に活用し、ストレスを最小限に抑え、効率を向上させるためのリストを以下に記載しておきます。
1.ワークスペースを綺麗にする
パンデミックを経験した私たちの多くは、消毒するように言われてきました。しかし、それは、あなたの身体が清潔で無菌であることを保証するためです。ワークスペースでも同じ注意が必要です。清潔なオフィスデスクは、コンディションを悪くする微生物から安全であるだけでなく、視覚的にも快適な美しさを備えており、何時間も連続して仕事をすることに対する感性を確実に向上させます。何かの理由でべたべたして散らかっている机の上で、詳細な財務報告書を作成し、徹底的な調査と分析を必要とすることを想像できますか？当然ながら、快適に仕事をすることができないですし、作業スペースがどれだけ汚れているかによって、タスクの質が妨げられるかもしれません。したがって、研磨剤の入っていない抗菌剤で机を優しく拭いて、机が綺麗で、電子機器にほこりがないことを確認してください。
2.デスクを片付ける
散らかっている机は、同じように心を表しています。散らかっているとは、机の上に散らかった状態で物を置いてしまうことです。仕事が多忙になればなるほど、机の上は雑然とした状態になるというのが一般的な法則ですが、これは同時進行のタスクや、立ち往生しているタスク、または忘れられているタスクの数が増え、それに伴って責任も増大するためです。ただし、不要なアイテムが必要なものとして残っている場合は、乱雑さによって生産性が大幅に低下する可能性があるため、これを変えてください。デスクの片付けは、次の4つの簡単な手順で行うことができます。
a. 机を片付けましょう。机の上に置かれているものや、いつも置いているものをすべて片付けるのが一番です。床の上に箱がある場合は、そこに置いてください。そうすれば、掃除をしたり、物の状態を評価する時間ができます。意味のあることの大半がそうであるように、始めることが最も困難な部分であり、デスクを整理することは、その後の整理整頓を達成するために必要な取り組みです。
b. 箱の中のそれぞれのアイテムに注意して目を通してください。整理整頓の次のステップは、デスクから持ち去った物を評価して、捨てるもの、保管するもの、そして保管が必要なものがあれば、それを整理してください。机の上に置いておくものが半分以下になることも多いので、この手順は重要です。
c. 残りのアイテムの新しい配置を確認します。ごちゃごちゃしたものを整理すると、見栄えを気にするようになり、新しい形で並べる必要がある可能性が出てきます。これは、残されるアイテムが大幅に少ない場合、再起動が必要な場合、またはデスクスペースを節約する必要がある場合に必要になることがあります。また、すべてのコードが絡まないようにし、一般的な視野から独立して保管することを強くお勧めします。この配置の際に使用できる製品の1つは、Flexispotの卓下式引き出しS01です。この製品を使用すると、頻繁に使用するアイテムを格納するためのスペースが増え、デスクの上が散らからなくなります。
d. 定期的に清掃してください。オフィスのデスクの乱雑さをなくすことは、終わりではなく継続的なプロセスです。整理整頓をして、ゴミが溜まらないようにこまめに机を拭いてください。これらの手順を実行すると、整頓されたワークスペースをすぐに作ることができます。
3.書類を電子化する
一部の人にとっては当たり前のことですが、重要な文書のストレージをクラウドサーバなどのデジタルプラットフォームに移行することは、多くの人にとってまだ馴染めないことだと思います。強力な新技術の出現に伴い、多数の書類を物理的なフォルダに保存することは、デジタルリポジトリに取って代わられつつあり、徐々に目立たなくなってきています。すべての重要なドキュメントを安全に保存し、必要に応じて検索できるようにしながら、ワークスペースを最小限に抑えることができます。さらに、ファイリングシステムをデジタル化することで、紙の書類を積むことが不要になり、検索が容易になるため、生産性も向上します。
4.デスクトップを整理する
同じように、PCのデスクトップの見た目が注意散漫になる大きな原因になることがあります。現代的な職場やホームオフィスで仕事をしていると、コンピュータをさまざまな目的で使用している時間が長くなり、しばらくすると、作成したフォルダがデスクトップに蓄積されていきます。この作業を放置しておくと、デスクトップがごちゃごちゃになり、物理的な保管システムを使用していたときと同じ課題に直面する可能性があります。これを回避するには、デスクトップとPC上のコンテンツが機能的な手順に従って並べ替えられ、保存されていることを確認してください。
5.ストレージ容量を増やす
さきほど言ったように、役割または組織の責任が大きくなると、通常、割り当てられたタスクとプロジェクトの数が増えるため、オフィスが散らかってしまいます。タスク毎に何らかの形式のオフィスアイテムなどを使用して、新しいドキュメントを作成する必要があります。すべてのアイテムが大量に流れ込み、圧倒されてデスクを初期状態に戻すことを避けるには、FlexispotのオフィスワゴンCB2など、ストレージ容量を増やす製品を使用してください。部屋の中を自由に移動できる安全な補助ストレージを提供します。
さらに同社は、デスクスペースや整理整頓することなく、オフィス内にすべての資料を収納できるように設計されたフローティングシェルフも提供しています。このシェルフは設置が比較的簡単で、どんなものでも対応しているため、職場にもっと収納スペースが欲しい人には最適です。
結論として、整理整頓はオフィスでの日常生活の重要な側面です。しかし、職場で整理されたデスクを維持することは、言うほど簡単ではありません。ほとんどの人は、散らかっているなどの問題に悩まされています。そのためには、既存のシステムとルーティンの効率を個別に改善し、問題のある側面に対処するための推奨されている新たに具体的な手順が必要です。デスクでの整理整頓には必然的に時間がかかるものもありますが、生産性の向上などのメリットが明らかになると、メリット以上のことが起こる場合もあります。
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