在宅勤務は様々な利点をもたらすことから今や新しい通常の働き方になっています。組織の運営コストを削減するだけでなく、スタッフのモチベーションを高め、従業員定着の可能性を最大限に引き上げてさらに生産性を高めます。在宅勤務で従業員が得られる利点は、自由さや柔軟性、個々人に合った環境、より良いワークライフバランスなど多様です。その上、在宅勤務では通勤時間がかからず、業務に関連した支出も抑えることができるのです。
こうした利点にも関わらず、在宅勤務には大きな課題もともなうものです。集中力がそがれることが多く、チームメンバーとのコミュニケーションが継続しにくい点や、時間の管理が難しいことなど、場合によっては自宅での勤務は効率的ではないこともあります。しかし今、技術の進歩により在宅勤務をする人々の作業を合理化するためのニーズに合ったツールやソフトウェアが多数提供されているのです。
積極的に働く在宅勤務者として、あなたはスケジュールを計画し、同僚とやり取りをし、目標を達成して生産性を高めるために役に立つツールが必要なのではないでしょうか。ここからはそんなあなたに検討して欲しい最適なWebツールをご紹介します。
在宅勤務者に最適な10のWebツールとは
1.Google ドライブ
クラウドストレージとドキュメントコラボレーションツール
Googleドライブについて今さらご紹介する必要はないでしょう。Google LLCの製品であるGoogleドライブにはWord、PowerPoint、Excelなどの様々なドキュメントを無料でファイル作成し、共有したり相互に補完するなどの機能があります。
Googleドライブはフォルダを作ることで、ファイルやデジタルアセットを見つけやすく整理し表示します。さらにチームメンバーの間で特定のファイルへのアクセス権を分かちあうことができる上、状況に応じて閲覧のみか編集を許可するかなどアクセスできる程度についても設定できます。
Web上のツールを使うことで、チームメンバーはリアルタイムでファイルに変更を加えたり、チャット機能を通してやり取りをしたり、同時に見ているファイルの部分や全体についてコメントをつけるなどができます。そのため特定のドキュメントについて協働作業が可能になるのです。
さらにクラウドベースのため、いつでも、どこでも、そしてどんなデバイスからでもファイルにアクセスすることができます。さらに、オフラインで作業してファイルを変更した場合も、インターネットに再接続すればすぐに保存することができるのです。Googleドライブはクラウドストレージとチームコラボレーションに対して絶対的基準を設けています。無料で透明性があり、安全なツールなのです。
2.Skype（スカイプ）
Webベースのビデオ会議ツール
高品質のビデオ会議ツールで、Skypeに勝るツールはないでしょう。2003年に発売されたSkypeはビデオ会議ツールのパイオニアのひとつであり、ビデオ上の通話や画面の共有、さらにドキュメントを共有できる機能があり、これまで数百万人が利用しているツールです。Skypeの最も優れた点は、ユーザーがアクセスする際にサインアップしたりツールをダウンロードする必要がないことです。
Skypeを使って最大100人のグループビデオ会議を開催することができる上、通話時の応答が可能になるようサポートする優れた機能があります。さらにライブ字幕の機能を使うことでユーザーはオンラインでの会議により集中することができるのも利点でしょう。ほとんどの機能が無料で利用できる他、互換性が高く様々なデバイスで利用できます。このツールを利用して、雇用主や他の同僚たちと連絡を取り合うことができるのです。
3.Trello
プロジェクト管理用ツール
Trelloは在宅勤務者向けの優れたWebツールのひとつです。このツールにはプロジェクトの管理を改善するための素晴らしい機能があります。このツールを使うことで個々人のタスク管理やチーム全体のプロジェクトの管理が可能になります。
Trelloでは、プロジェクトとプロジェクトに関するタスクを含めたダッシュボードを作成することができます。大規模プロジェクトの中の小さなタスクそれぞれに「カード」と呼ばれる色付きのタグとテキストを使ってラベルをはることができます。Trelloでは色を使って各タスクをコード化することができるため、緊急性や割り振られたスタッフなどにより、タスクを簡単に分類して見えるようにできるのです。タスクを切れ目なく割り振って、期限を設定し、各タスクの進行状況を管理することができます。
Trelloには、添付ファイルのアップロードやサートパーティーアプリの統合、特定のプロジェクトへ個人を招待する、コメントをつけるなどが可能です。さらに、それぞれのTrelloボードを同期することで、どこからでも、複数のデバイスからアクセスすることができます。
4.Slack（スラック）
チームコミュニケーションツール
在宅勤務には優れたチームコミュニケーション用のツールが必要になります。Slackは様々な時差に関係なくチーム間のリアルタイムのやり取りを可能にするチームコミュニケーションツールです。このプラットフォームでは、ユーザーは特定のチームごとに複数のチャンネルを作成できます。プラットフォームの管理者は新しいメンバーを加えるための新しいチャンネルを作成することができます。
Slackではインスタントメッセージを送ったり共有したり、ビデオ通話を開始することもできます。Slackは使い始めから慣れるまでがスムーズで、インストールも簡単かつ使い方もすぐに覚えられます。さらに販売やサポートなど、様々なアプリやワークフローと統合できるということも利点となるでしょう。
5.Zoom
ビデオ会議ツール
ビデオ会議は在宅勤務において重要なものとなっています。Zoomは在宅勤務者や企業がオンラインセミナーやバーチャルビジネス会議を行うために作られた、ビデオ会議とコミュニケーション手段を取りまとめたツールです。
Zoomは価格が手ごろなで機能も豊富です。チームメンバー間のメッセージのやり取りや音声／ビデオ会議、1対1での音声／ビデオ会議機能がある他、音声やビデオ会議中またはそれ以外でのファイルの共有も可能です。Zoomにはビデオ内でのチャット機能もあるため、会議中に発言者のスピーチを中断させることなく、個人がリアルタイムで質問を投げかけることができます。さらに各ユーザーはビデオ会議中にチームメンバーと画面を共有して、プレゼンテーションの視聴を分け合うことができます。また、様々なデバイスと互換性があるため、ユーザーはコンピューターやスマートフォン、またはダイヤルインの電話を利用して会議に参加することができます。
6.TeamViewer
リモートアクセスとサポートツール
「TeamViewer」について耳にしたことはありますか？このツールはコンピューターに同じツールがインストールされていて、必要なログイン情報が提供されている場合に、他のコンピューターにリモートアクセスして遠隔操作できる革新的なツールです。
画面共有をしようとすると、コンピューターの設定の違いで多くの課題が発生するため、TeamViewerはリモートアクセスのためのとても優れたツールなのです。グローバルアクセスを使うことで高速で高性能なリモート接続が簡単にできます。このツールは、リモートアクセスやリモートサポートサービスの提供、オンライン会議に対応するオールインワンソリューションで、チームメンバー同士でリモートでの共同作業をしたり、遠隔地の顧客にサポートサービスを提供することができます。
TeamViewerは使い勝手がよく、必要に応じていつでもどこでもコンピューターにリモートでアクセスできるため便利です。コンピューターやサーバー、スマートフォン、ロボット、およびloTデバイスなどに互換性があります。
7.TimeDoctor
時間管理用ツール
在宅勤務では、与えられたタスクを時間内に完了するためにより一層の自己管理と効率的な時間管理が必要となります。TimeDoctorは、在宅での作業中の無駄な時間を最小限に抑えることができる、優れた時間追跡ツールです。
TimeDoctorを使用する際には、新しいタスクやプロジェクトを開始するのと同時にツールの時計をスタートさせます。ツールのダッシュボードには特定のタスクにかかった時間や、一番多くの時間を使ったプロジェクトなどが要約されて表示されます。ユーザーが雇用主の場合、TimeDoctorを使用して在宅勤務者の業務開始を確認したり、勤務状況を把握することができます。このツールにはリマインダー機能や従業員名簿の統合機能があり、またWebへの接続状況から業務に不必要なサイトへのアクセス状況を確認できるなど、様々な追加機能があります
このリモートツールを利用することで、在宅勤務という集中力をそらす要因が多い環境でも時間を管理し、生産性を向上させることができるのです。
8.Serene
生産性管理ツール
リモートでの勤務、特に在宅勤務には、楽しい誘惑から家族や子どもなど、集中力をそらす要因があるため時に困難な場合があります。Sereneは在宅勤務者に向けて開発された無料で利用できる生産性管理用ツールで、これを使用することにより在宅で作業をしている際にも生産性を維持できます。このツールは主に、生産性を低下させがちなマルチタスクではなく、1日あたり1つの作業に集中することで在宅勤務者が生産性を最大限に高めることができることに重点を置いています。
このアプリの基本原理は「マルチタスクが優れているということは神話であり、シングルタスクこそ強大な力である」ということであり、生産性を最大限に向上させるための様々な機能を備えています。Webサイトブロッカー、アプリブロッカー、フリーセッション機能、to-doリスト、手帳機能、集中力を高める音楽、電話用サイレンサー機能、集中するセッションを設定機能などがあります。
このツールを効率的に使用するために、ユーザーは1日の始めにまずその日に達成したい目標をひとつ設定することを求められます。その後、目標は複数のタスクやセッションに分割され、各セッションの間には定期的に休憩時間が設定されるなど効率を最大限に引き出します。
Sereneは気をそらす要因をブロックし、あなたが個々のタスクに集中しつづけて、長期的に生産性を向上できるように支援するツールです。
9.Micro
対話型ホワイトボード/マップ作成ツール
在宅勤務の際には、ブレインストーミングもリモートで行うことになります。ひとつの方法が、オンラインホワイトボードを利用することでオフィス内のホワイトボードを共有することです。Microはリモートでのブレインストーミングを可能にする、使いやすいWebベースのホワイトボードプラットフォームです。
Microはオフィス内で使用しているホワイトボードに記載されたことをそのまま自宅に持ち込むことができる優れた機能を備えています。バーチャルで付箋をはったり、図を描いたり、チームメンバーを招待したり作業項目を結合したり、チームメンバーやその他のユーザーとボードを見ながら議論するなどが可能です。タッチスクリーンを使用しているため、ホワイトボードをより自然に、対話式に感じることができる優れたツールです。
10.NordVPN
オンラインセキュリティーツール
在宅勤務の人気が高まると共に、サイバー犯罪者もその手口を変えて来ました。彼らは組織のネットワークにアクセスし攻撃するための入り口として在宅勤務者をターゲットにしているのです。そのためVNPはインターネットに安全に接続する他、様々な利点をもたらす、在宅勤務者にとって不可欠なツールなのです。さらにVNPはインターネット速度を上げることで在宅勤務者の生産性を向上させ、Webサイトフィルターやブロック機能を回避することでより安全な接続を可能にします。
NordVPNは費用対効果がよく、安全かつ広く普及しているVPNです。常にリモートネットワーク接続の保護が保証されているのです。セットアップも簡単にでき、ほとんどのデバイスやオペレーティングシステムと互換性があるため、高速かつ安定した接続を提供しています。
リモートワークをする際に、特に公共のWi-Fiを利用する場合には接続の安全性を確認することを忘れないでください。VPNを取得して、インターネット接続が保護されていることを常に確認するようにしましょう。
結論
在宅勤務には、従業員、雇用主の双方に、多くの利点と課題が伴うものです。けれど今回ご紹介したツールを利用することで在宅勤務は文字通りスムーズなものになります。テクノロジーの進歩と在宅勤務の人気の高まりを受けて、クラウドストレージ、オンラインオフィススイート、チームチャットアプリ、フォーカスアプリ、リモートデスクトップソフト、プロジェクト管理ツールなどの様々なリモートツールが利用できるようになりました。
こうしたリモートツールに加えて、在宅勤務に適したデスクを選ぶ必要があります。人間工学に基づいた仕事用スペースは生産性を確保するだけでなく、あなたの健康も守ります。つまり、在宅勤務の仕事用スペースがその基準に達していることが重要なのです。選ぶ自由がある場合は、在宅勤務に最適な電動昇降スタンディングデスクEG8セット（ガラス天板） を検討してください。
Comharは座っている状態と立っている状態を断続的に切り替えることができる多用途のスタンディングデスクで、生産性を確実に向上させます。さらに、このスタンディングデスクには高さをプログラムできるプリセット機能や便利なUSB充電ポート、様々なものを収納できる引き出しなど、独自の機能が搭載されているという利点があります。この上品なスタンディングデスクと、今日ご紹介したリモートツールを組み合わせることで、在宅勤務での作業状況は確実に改善され、生産性もさらに向上することでしょう。
