企業の成功は従業員の生産性に大きく依存しています。利益を最大化するために、企業は最小限の資源で最高品質のアウトプットを生産したいと考えます。これは効率的な従業員によってのみ達成できる。
生産性を向上させる方法については、何千もの記事がオンライン上で公開されていますが、企業が生産性を向上させる方法の1つは整理することです。整理されたワークスペース、スケジュール、ワークフロー、システムはすべて、従業員の集中力を高めることに貢献します。また同僚との連携もうまくいきます。個人的には整理整頓された社員は、仕事をこなし、時間内に終わらせる自信を持つことができます。つまり整理された状態で仕事をすることで、社員は個人レベルでも協働レベルでもベストな状態で働くことができるのです。
社員がさまざまな仕事を同時にこなさなければならない場面は何度もあります。同時にすべてをこなすということはミスを最小限に抑え、忘れ物をしないために、整理整頓をしなければならないということです。大きな目で見れば、整理整頓の習慣を身につければ、成功するキャリアパスを自分で切り開くことができるようになるのです。
例えば、効率的に仕事をすることで、自分の情熱を追求したり、仕事以外の楽しいことをしたりする時間が増える可能性が高くなります。また、効率的に仕事をこなすことで、会社の成功にも貢献することができます。効率的な従業員であるため、昇進や昇給の可能性もあります。また1日の終わりにログアウトした後、仕事のために邪魔される可能性も避けられます。つまり、多くの社員が憧れるワークライフバランスが実現できているのです。
また、社員は一日が終わるにつれて、だるくなりがちです。整理されたマインドとワークスペースは仕事中のノリを維持し、ログアウトする時間まで持続させることができます。モチベーションが下がっているときでも、ToDoリストのタスクをこなすことができます。
特に、締め切り間近で急いでいるときに、足りないものを探す手間を省くことができます。また、上司や同僚とのコミュニケーションも楽になります。自分が担当しているプロジェクトの進捗状況をチーム全体に報告するのも、まったく面倒ではありません。上司やクライアント、同僚が必要とする、明確で詳細な進捗状況を報告することができます。また、ストレスや不安が心身に蓄積されないよう、優れた集中力を発揮できます。
どうすれば職場で整理整頓ができるのでしょうか。ワークスペースやシステムをできるだけ整理整頓できるようにするためのヒントをご紹介します。
1. タイムブロックのスケジュールに従う
一日の流れを考えてみましょう。1日のうち、1～2時間ごとに何をするか、スケジュールを考えておきましょう。このタイムブロックは集中する時間として扱わなければなりません。つまりこの決められた時間内は仕事以外のことをしないのです。その後、5～10分程度の休憩を取ることで、少し心を休め、また充電して仕事に臨むことができます。しかし、これを厳守して仕事をすべきとはいえ、時折起こる外的要因もあるので、それに合わせて調整する姿勢が必要です。
より整理するために、異なるカラーコードでマークされた時間ブロックを持ち、一日のスケジュールを作成します。
2. メールカレンダーを活用する
私たちは仕事の効率を上げるために、デジタルツールをあまり使っていません。テクノロジーのおかげであらゆるものが身近になった今、そこから得られるメリットを最大限に生かさないのは、自分自身にとっても会社にとっても不利益なことでしょう。出張中や外出中であっても、メールカレンダーを使えば、外出先からタスクに関するスケジュールアラートを簡単に受け取ることができます。複数のことを効率的にこなすには、すべてのミーティングや締め切りをカレンダーに記録し、時間アラームを設定することです。書き出すことで、より現実に近い状態になることを信じてください。
3. 何事もメモを取る
人間は素晴らしい存在ですが、それでも完璧ではありません。そのため、そのようなことが起きないように、あるいは起きないように予防策を講じるのです。特に指示は、時間が経っても忘れないように、すべて書き留める習慣をつけましょう。会議では、誰かが議事録を作成することになっていても、自分から積極的にメモを取る。重要な日程を忘れてしまうかもしれないので、メモしておく。やるべきことがたくさんある場合、優先順位の高いものから書き出す、などです。
4. 日々のプロセスに関し、標準的なテンプレートに従う
通常、同じような内容のタスクが与えられ、内容が変わるだけです。より効率的にするために、思いつく限りの具体的な用途に応じたテンプレートに従うか、保存しておくとよいでしょう。必要な時に、ドキュメントフォルダを取り出し、そのテンプレートに従ったファイルを開くだけです。さらに繰り返し行う仕事については必要なもののチェックリストを用意しておけば、次にまた行うときに忘れ物をすることがありません。また、完全にゼロから始めるわけではないので、このプロジェクトを遂行するのがより簡単になります。
5. 適切なツールを使うことに投資する
現代のテクノロジーとイノベーションの時代には、ワークスペースを整理整頓するために使えるツールがたくさんあります。例えばFlexiSpotのような信頼できるブランドの人間工学に基づいた家具を使えば、散らかりを抑え、より効率的なシステムを構築することができます。また、プロジェクト管理のためのオンラインツールもあり、チーム全体のスケジュールを管理するのに役立ちます。TrelloやSlackなどのアプリがあります。
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